28.12.2020

Новые решения для управления расходами на автопарк

2020 год потребовал от генеральных директоров и руководителей финансовых подразделений новых – и довольно срочных – решений по оптимизации расходов предприятия. В частности, многие компании стали искать пути снижения затрат на обслуживание автопарка. Оказалось, что некоторые цифровые решения способны не только помочь экономить на стоимости топлива, но и разгрузить бухгалтерию компании от лишних затрат человеческих ресурсов.

В уходящем году наблюдался колоссальный по своей интенсивности переход компаний на ЭДО и прочие сервисы безбумажного управления предприятием. Почти канули в Лету архивы бумажных чеков, транспортные накладные и прочая избыточная документация. Вырос спрос на сервисы, позволяющие автоматизировать ключевые бухгалтерские манипуляции – они позволяют повысить производительность труда и разгрузить персонал. В случае с корпоративным автопарком, автоматическое формирование отчетности помогает не только ускорить и упростить рабочий процесс, но и в режиме онлайн следить за расходами предприятия на топливо и другие транспортные услуги. При этом важно выбрать максимально простое решение, понятное для всех участников процесса – от финансового директора до водителя. В этом контексте одним из флагманских комплексных продуктов можно назвать топливные карты «Роснефть» – пластиковые и виртуальные.

Применение виртуальных и пластиковых топливных карт «Роснефть» для юридических лиц помогло многим компаниям существенно упростить логистику управления корпоративным автопарком: помимо получения выгодных тарифов на АЗС «Роснефть», держатели карт могут пользоваться ими на партнерских АЗС, в шиномонтажах, автомойках, гостиницах и т. д. Разработчики карт изучили ключевые потребности бизнеса, и предложили вдобавок к классическим пластиковым картам возможность оплаты топлива из мобильного приложения с виртуальной топливной картой, а также удобный личный кабинет, в котором можно легко отслеживать расходы и настраивать лимиты на картах.

Учитывая ограничения, наложенные пандемией, было важно перевести все процессы оформления и подключения к сервису в дистанционный формат. Для заключения договора вам не потребуется посещать офис. Процедура очень проста и занимает не более пяти минут. На сайте вы заключаете договор, заполняете анкету и указываете необходимое количество топливных карт. Если вы хотите использовать виртуальную карту, то, после заключения договора, просто устанавливаете мобильное приложение РН-Карт, и регистрируете в нем виртуальную топливную карту, указав ее номер и телефон. С этого момента виртуальная карта готова к использованию. Вся бухгалтерская документация будет отправляться через оператора электронного документооборота. Заключить договор с РН-Карт может любая компания (в том числе и индивидуальный предприниматель, и адвокатский кабинет без образования юридического лица), у которой есть хотя бы один автомобиль. Если в вашем предприятии менее 20 автомобилей, то вы можете акцептовать договор оферты прямо на сайте РН-Карт, пополнить счёт и сразу начать использовать топливные карты. Если же в вашем автопарке больше 20 автомобилей, то вам будут предложены специальные условия.

Пластиковые топливные карты вы можете забрать как самостоятельно из офиса продаж РН-Карт, так и получить их курьером.

Потребует ли переход на новую систему управления расходами автопарка дополнительных изменений со стороны производственного процесса? Скорее всего, нет. Огромная сеть АЗС в 66 регионах России и в странах ближнего зарубежья позволит планировать маршрут таким образом, чтобы водители вашей компании пополняли запасы топлива на станциях, включенных в сеть обслуживания картами «Роснефть». Так они будут уверены не только в стабильном качестве топлива (оно проходит контроль на каждом этапе), но и в экономической целесообразности для предприятия, на котором работают.

В личном кабинете можно заказывать необходимое количество виртуальных и пластиковых топливных карт, а также управлять ими, настраивая ограничители по видам топлива, времени использования. Там же имеется возможность настройки информирования по транзакциям и балансу договора. Заказывайте через личный кабинет счета или настройте автовыставление счета при достижении минимального баланса. Кроме того, в личном кабинете вы можете в любой момент посмотреть детализацию операций и подробные отчеты о расходах, а также получить необходимые инструкции и образцы документов, в том числе отчетных.

Особенности использования карт:

  • Водитель может заправляться на сети АЗС ПАО «НК «Роснефть» (брэнды «Роснефть», «BP», «ПТК», «Башнефть») – их около 3 тысяч, или же на заправочных станциях компаний партнеров – их около 4 тысяч. Пластиковые топливные карты «Роснефти» принимаются на всех собственных и партнерских АЗС, а сеть приема виртуальных карт можно посмотреть на сайте или в самом мобильном приложении РН-Карт.
  • Оплачивать топливо можно без использования пластиковой карты (с помощью виртуальной карты через приложение «РН-Карт»), и даже в отсутствие интернет-подключения: просто отсканируйте на кассе АЗС штрих-код, который откроется в приложении на смартфоне. Затем там же, в приложении, запросите ПИН-код и введите его в терминале оплаты. Все эти действия доступны в автономном режиме.
  • Работают с бюджетными организациями по 223 и 44 ФЗ (без торгов, сумма договора до 600 000 рублей) и ФЗ-223 (сумма договора ограничена положением о закупке клиента).
  • При возникновении любых вопросов, связанных с использованием топливных карт, можно круглосуточно обращаться на горячую линию 8 800 200 10 70.

Важное в этом месяце в Журнале Генеральный Директор